Senin, 02 Januari 2012

SINTAK (SISTIM INFORMASI TARIF DAN KEBIJAKAN)


SINTAK
(SISTIM INFORMASI TARIF
DAN KEBIJAKAN)

BAB I.    PENDAHULUAN
   a.      Latar Belakang
Perusahaan yang maju adalah perusahaan yang selalu melakukan inovasi di segala bidang sesuai dengan Core Bisnisnya, demikian juga PT PLN (Persero). Salah satu tolok ukur keberhasilan perusahaan adalah tingginya tingkat kepuasan pelanggan, mengingat pelangganlah yang secara tidak langsung membiayai biaya operasional suatu perusahaan. Untuk itu perlu dilakukan berbagai upaya untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
Pada kesempatan ini kami telah melakukan inovasi di bidang teknologi tepat guna dengan cara membuat program aplikasi perhitungan tarif dan biaya pelayanan lainnya yang disesuaikan dengan Kebijakan Direksi PT PLN (Persero) yaitu TDL 2003, Program Pemasaran 2005,  tarif Non Subsidi 2008 dan tarif khusus sesuai Perjanjian Kerjasama, yang dapat langsung digunakan oleh frontliner PT PLN (Persero) sebagai media untuk mengkomunikasikan tarif PLN kepada pelanggan.
Program aplikasi ini dibuat menggunakan Ms. Visual Basic 6.0 yatiu bahasa pemrograman berorientasi objek yang dikeluarkan oleh Microsoft dan selanjutnya akan difamiliarkan dengan icon SINTAK (Sistim INformasi TArif dan Kebijakan).

   b.     Tujuan
Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah peningkatan kepuasan pelanggan, peningkatan efektifitas kerja dan knowledge manajemen di bidang Pemasaran atau Niaga.

   c.      Metodologi
Metode yang dipakai pada pembuatan aplikasi ini yaitu:
1).       Literatur
Yaitu dengan cara mencari SK/SE Direksi yang mengatur tarif PT PLN (Persero), dan diterjemahkan ke dalam program aplikasi.
2).       Wawancara
Yaitu dengan bertanya kepada para senior yang ahli mengenai cara perhitungan tarif, serta meminta mereka untuk melihat kekurangan program sekaligus menguji hasil perhitungannya.

   d.      Batasan Masalah
Simulasi yang tersedia dalam aplikasi ini adalah perhitungan BP/UJL pasang baru, biaya beban, biaya pemakaian kwh setiap bulan sesuai dengan golongan tarifnya serta perhitungan PPJ, PPN, dan Materai. Biaya pelayanan selain diatas yaitu Biaya Administrasi Pelayanan, Biaya Keterlambatan, Biaya Berhenti Sementara, Biaya Invoice, Biaya pemeriksaan APP, Biaya Pemakaian Trafo dan Biaya Sewa Trafo disediakan dalam bentuk tabel.

BAB II. LANDASAN TEORI
Sesuai dengan SK Direksi PT PLN (Persero) No.335.K/010/DIR/2003  tentang Penetapan   Harga Jual dan Biaya Pelayanan Tenaga Listrik yang terkait dengan TDL 2004 tanggal 31 Desember 2003, maka macam-macam biaya yang menjadi beban pembeli tenaga listrik terdiri dari salah satu atau kombinasi dari unsur- unsur berikut :
Biaya Abonemen, yaitu biaya tetap bulanan bagi layanan tenaga listrik sangat kecil.
Biaya Beban (BB), yaitu biaya tetap yang ditagihkan kepada Pelanggan berkaitan dengan jumlah daya kVA yang disediakan PT PLN (Persero).
Biaya Pemakaian kWh, yaitu biaya pemakaian energi listrik yang dikonsumsi oleh pelanggan
Biaya Kelebihan kVARh, yaitu biaya yang dibayar pelanggan karena pemakaian kVARh melewati jumlah tertentu yang diijinkan.
Biaya Perubahan Administrasi (BPAd), yaitu biaya perubahan daya, perubahan tarif, perubahan nama atau perubahan data lainnya atas permintaan pelanggan.
Biaya Berhenti Sementara (BBS), yaitu biaya pembongkaran dan pemasangan kembali karena pelanggan berhenti sementara.
Biaya Keterlambatan(BK), yaitu biaya yang ditagihkan karena pelanggan membayar listrik melampaui masa pembayaran.
Biaya Pemeriksaan APP (BPAP), yaitu biaya yang dikenakan untuk pemeriksaan alat ukur dan pembatas atas permintaan pelanggan.
Biaya Pemakaian Trafo (BPT), yaitu biaya pemakaian transformator milik PT PLN (Persero) oleh pelanggan
Biasa Sewa Trafo (BST), yaitu biaya sewa unit transformator milik PT PLN (Persero) yang dioperasikan sepenuhnya oleh pelanggan.
Biaya Invoice (BI), yaitu biaya pelayanan informasi tagihan listrik setiap bulan.
Uang Jaminan Pelanggan (UJL), yaitu piutang pelanggan kepada PLN sebagai jaminan atas pemanfaatan tenaga listrik sampai dengan saat ditagihkan setiap bulan.
Uang Muka Tagihan Listrik (UMTL), yaitu piutang pelanggan pada PT PLN (Persero) yang secara konseptual akan mengganti UJL untuk masa yang akan datang.
Biaya Penyambungan (BP), yaitu biaya yang dibayar calon pelanggan untuk memperoleh penyambungan tenaga listrik, atau biaya yang dibayar oleh pelanggan untuk penambahan daya. BP merupakan kontribusi pembeli tenaga listrik untuk penyediaan fasilitas dan instalasi ketenagalistrikan.
Biaya-biaya lain , yaitu biaya selain yang tersebut diatas yang disepakati dalam perjanjian tersendiri.
Acuan Hukum Pemberlakuan Tarif di PLN yaitu
I
TARIF DASAR LISTRIK 2003

NO
SK/SE
TANGGAL
TENTANG
1
Kep Pres RI No. 104 Tahun 2003
31 Desember 2003
Harga Jual Tenaga Listrik Tahun 2004 Yang Disediakan Oleh PT PLN (Persero)
2
Kep Men ESDM No.2038.K/40/MEM/2001
24 Agustus 2001
Biaya Penyambungan Tenaga Listrik yang disediakan oleh PT PLN (Persero)
3
Kep Dir PT PLN (Persero) No.335.K/010/DIR/2003
31 Desember 2003
Penetapan Harga Jual dan Biaya Pelayanan Tenaga Listrik yang terkait dengan TDL 2004
4
Kep Dir PT PLN (Persero) No.340.K/010/DIR/2003
31 Desember 2003
Uang Jaminan Pelanggan




II
PRODUK PEMASARAN 2005

NO
SK/SE
TANGGAL
TENTANG
1
Ed. Dir PT PLN (Persero)  No.0008.E/DIR/2005
02 Mei 2005
Layanan PB/PD 450 VA " Menyala R-450"
2
Ed. Dir PT PLN (Persero)  No.0009.E/DIR/2005
02 Mei 2005
Layanan PB/PD 900 VA " Menyala R-900"
3
Ed. Dir PT PLN (Persero)  No.0010.E/DIR/2005
02 Mei 2005
Layanan Penyambungan Pelanggan Bisnis & Industri Kecil & Sedang dengan Layanan Khusus "Bersinar"
4
Ed. Dir PT PLN (Persero)  No.0011.E/DIR/2005
02 Mei 2005
Layanan Prima




II
TARIF NON SUBSIDI 2008

NO
SK/SE
TANGGAL
TENTANG
1
Kep Dir PT PLN (Persero) No.091.K/DIR/2008
14 Maret 2008
Keputusan Pelaksanaan penghematan pemakaian tenaga Listrik oleh PT PLN (Persero)
2
Siaran PERS No.12/HUMAS DESDM/2008
25 Maret 2008
Sosialisasi Kebijakan Penghematan Pemakaian Listrik
3
Fax. Dir PT PLN (Persero) No.008/060/DIRUT/2008
31 Maret 2008
Penjelasan SK Dir 091.K/DIR/2008

Aplikasi Ms. Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrograman yang berbasis visual yang dikeluarkan oleh Microsoft yang dapat digunakan untuk membuat program aplikasi beroreintasi objek.

BAB III.  PEMBAHASAN
Dari hasil percakapan/wawancara dengan sebagian pegawai di tingkat wilayah, cabang sampai rayon/ranting, ternyata masih banyak yang belum menguasai cara menghitung tarif PT PLN (Persero), padahal sebagian besar pertanyaan pelanggan / calon pelanggan adalah mengenai biaya yang harus dibayar oleh pelanggan kepada PLN untuk mendapatkan energi listrik. Untuk itu perlu dibuat suatu tool (alat bantu) yang dapat membantu para pegawai terutama petugas frontliner dalam menghitung tarif PT PLN (Persero), sehingga semua jenis pertanyaan pelanggan yang berkaitan dengan tarif, dapat dijelaskan secara profesional, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
Tahapan yang dilakukan yaitu dengan cara membuat konsep tampilan program, mencari suber acuan tarif PT PLN (Persero), konsultasi dengan senior yang ahli mengenai cara menghitung tarif dan menterjemahkannya dalam bahasa pemrograman Ms Visual Basic 6.0
Program aplikasi ini dapat digunakan untuk menghitung tarif yang diberlakukan oleh PLN kepada pelanggan sesuai dengan golongan tarifnya.
Untuk kontrol kesesuaian tarif, program ini telah diuji coba oleh senior PT PLN (Persero)  yang ahli dibidang tarif, dengan hasil bagus.
Simulasi perhitungan yang dibuat yaitu perhitungan BP/UJL, Tagihan listrik murni, PPJ, PPN, dan Materai. Biaya pelayanan yaitu Biaya Administrasi Pelayanan, Biaya Keterlambatan, Biaya Berhenti Sementara, Biaya Invoice, Biaya pemeriksaan APP, biaya pemakaian trafo dan biaya sewa trafo disediakan dalam bentuk tabel .
Input yang diperlukan oleh aplikasi ini adalah tarif, daya dan salah satu atau kombinasi dari : pemakaian kWh, pemakaian kWh LWBP, pemakaian  kWh WBP, dan Pemakaian kVARh, serta persen PPJ dan PPN.
Sedangkan output yang dihasilkan adalah BP/UJL pasang baru, Rupiah Rekening Listrik murni, serta Tagihan Total.
Contoh menu yang disediakan dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
               
Gambar 1. Tampilan Menu Utama
                
Gambar 2. Salah satu tampilan program.

   Secara singkat, fitur/menu yang tersedia dalam program aplikasi ini, yaitu:
   1).    MENU TDL 2003, terdiri dari:
a)    Tarif S (sosial)
b)   Tarif R (Rumah Tangga)
c)    Tarif B (Bisnis)
d)    Tarif I (Industri)
e)    Tarif P (Pemerintah)
f)     Tarif Traksi, Curah dan Multiguna
   2).    MENU  Program Pemasaran 2005, terdiri dari:
a)    Tarif RM = Menyala
b)   Tarif BM = Bersinar
c)    Tarif IM = Layanan Prima
d)    Tarif DAYAMAX PLUS
   3).    MENU Tarif Non Subsidi 2008, terdiri dari:
a)    Tarif R daya 6.600 VA keatas
b)   Tarif B daya 6.600 VA sampai 200 kVA
c)    Tarif P daya 6.600 VA keatas
   4).    MENU Tarif Khusus, yang sementara ini terdiri dari:
Tarif Perjanjian Kerjasama antara PT PLN (Persero) dan Telkom/Telkomsel
   5).    MENU Tips Hemat Listrik, terdiri dari:
a)    Perencanaa Sistim Pencahayaan
b)   Pengoperasian Sistim Pencahayaan
c)    Pemeliharaan Sistim Pencahayaan
d)    Sistem Tata Udara
e)    Pompa Air
f)     Mesin Cuci
g)    Lemari Es
h)    Setrika Listrik
i)     Tips Hemat Lainnya
   6).    MENU TMP (Tingkat Mutu Pelayanan), terdiri dari:
a)    Definisi TMP
b)   Acuan Hukum TMP
c)    Indikator TMP
d)    Batasan TMP I
e)    Batasan TMP II
f)     Batasan TMP III
g)    Target TMP Cabang Ambon
   7).    MENU Tambahan, terdiri dari:
a)    User Manual
b)   Master Unsur Tarif
c)    Tabel Biaya Lain
d)    Acuan Hukum
e)    Istilah Program
f)     Kontak
g)    Contoh tabel perbandingan tarif
  
BAB IV.  MANFAAT DAN ANALISA RESIKO
   4.1.  Manfaat
a.    Pegawai / petugas frontliner PT PLN (Persero)   dapat menjelaskan dengan profesional kepada pelanggan mengenai tarif yang diberlakukan di PT PLN (Persero)   kepada pelanggan, tanpa harus mencari – cari buku petunjuk (meningkatan efektifitas kerja).
b.    Pelanggan dapat memperoleh informasi tarif PT PLN (Persero)   secara cepat, tanpa harus datang ke Kantor Cabang (kepuasan pelanggan meningkat).
c.    Membantu bagian Pemasaran dalam memasarkan Produk PT PLN (Persero)   kepada pelanggan potensial (dengan analisa tarif), untuk meningkatkan rupiah penjualan tenaga listrik.
d.    Bagian dari Knowledge Manajemen di bidang pemasaran/niaga yang saat ini sedang di galakkan di PT PLN (Persero) Wilayah Maluku dan Maluku Utara.

   4.2. Analisa Resiko
Resiko / dampak negatif pemanfaatan aplikasi ini hampir tidak ada, karena aplikasi ini bersifat tool (alat bantu). Justru dengan pemanfaatan aplikasi ini akan didapat berbagai keuntungan.  
Keuntungan biaya (penghematan / peningkatan rupiah pendapatan) tidak dapat dihitung, tapi dengan dipakainya program ini di semua Unit PT PLN (Persero) maka secara langsung / tidak langsung, berpengaruh kepada peningkatan efektifitas kerja, peningkatan kepuasan pelanggan dan merupakan bagian dari  knowledge manajemen.
Sebagai ilustrasi, dari data di Cabang Ambon yaitu:
Ø    Jumlah Pelanggan Baru (Mutasi A ) tahun 2007 = 11.118
Ø    Jumlah Pelanggan Tambah Daya ( Mutasi E) tahun 2007 = 2.215
Ø    Jumlah Pelanggan Non Subsidi bulan Mei  1= 866
Ø    Jumlah Sub Unit yg memiliki pelanggan tarif non subsidi = 14

Peningkatan efektifitas kerja
Artinya semua jenis pertanyaan dari 11.118  pelanggan pasang baru dan 2.215 pelanggan tambah daya mengenai tarif PT PLN (Persero) dapat dijelaskan secara profesional oleh petugas frontliner  PT PLN (Persero)  kepada pelanggan, tanpa harus mengarahkan pelanggan untuk datang ke  Lahta Cabang Ambon.
Demikian juga dari 866 pelanggan tarif non subsidi tidak perlu lagi datang datang ke Cabang Ambon untuk mendapat penjelasan mengenai tagihan listriknya yang tiba – tiba naik.
Maka secara tidak langsung, penggunaan aplikasi ini dapat mengurangi waktu dan biaya komunikasi antara pegawai di tingkat Cabang dengan Payment Point (karena semua frontliner PT PLN (Persero)   sudah dapat menjelaskan jenis tarif dan cara perhitunganya).

Peningkatan Kepuasan Pelanggan
Kepuasan pelanggan akan semakin meningkat, karena pelanggan bisa mendapatkan informasi secara cepat di semua Sub Unit PT PLN (Persero), tanpa harus mengeluarkan biaya transport untuk datang ke  Lahta Cabang Ambon.

Bagian dari Kenowledge Manajemen
Pegawai senior dapat menjelaskan kepada pegawai baru, cara membaca tabel tarif yang di keluarkan oleh Direksi secara cepat.
Selain itu khusus bagian pemasaran/atmu tarif dapat menggunakan aplikasi ini untuk membantu analisa tarif. Sehingga terhadap pelanggan potensial akan diberi prioritas pelayanan. Karena bertambahnya pelanggan potensial  dapat menaikkan rupiah penjualan tenaga listrik.

BAB V.   KESIMPULAN DAN SARAN
   4.1.  Kesimpulan
a)    Sistim Informasi TArif dan Kebijakan ini dimaksudkan untuk mengemas banyaknya SK/SE direksi yang mengatur mengenai Tarif PT PLN (Persero)   ke dalam suatu tools/program aplikasi yang dapat gunakan untuk memberikan informasi mengenai tarif PT PLN (Persero)   kepada pelanggan secara cepat.
b)   Dengan pelayanan yang professional maka kepuasan pelanggan akan semakin meningkat
c)    Pelanggan yang merasa dilayani dengan baik akan memberikan timbal balik berupa kepatuhan membayar rekening listrik tepat waktu dan hal ini akan berdampak kepada kenaikan rupiah penjualan tenaga listrik.
d)    Kami menyadari bahwa aplikasi ini belum sempurna, untuk itu penyempurnaan / penambahan fitur akan kami lakukan sesuai dengan kebutuhan.

   4.2.  Saran
Sebaiknya semua pegawai PT PLN (Persero) terutama bidang Niaga/Pemasaran mengetahui cara perhitungan tarif PT PLN (Persero) / bagian dari profesionalisme, dan aplikasi ini dapat digunakan untuk itu.

Tidak ada komentar: